Restringir a descoberta de sites e conteúdo do SharePoint

Muitas vezes, as organizações que se preparam para Microsoft 365 Copilot precisam de tempo para rever sites do SharePoint, validar permissões e implementar controlos de governação antes de tornar os conteúdos amplamente detetáveis. A Deteção Restrita de Conteúdos (RCD) ajuda-o a limitar a deteção de conteúdos de sites específicos do SharePoint enquanto essas críticas estão a decorrer.

Quando ativa a Deteção restrita de conteúdos para um site, o conteúdo desse site não aparece nas experiências de pesquisa e Microsoft 365 Copilot em toda a organização, a menos que um utilizador tenha interagido recentemente com o conteúdo. Esta restrição ajuda a reduzir a probabilidade de deteção acidental de conteúdo enquanto as permissões e os controlos de governação estão a ser avaliados.

Quando um site tem uma política de Deteção de Conteúdos Restrita aplicada, é visível uma etiqueta Restrita, conforme mostrado na seguinte captura de ecrã:

Captura de ecrã a mostrar o marcador Restrito de um site abrangido pela Deteção restrita de conteúdos.

A Deteção restrita de conteúdos foi concebida como um controlo de governação temporário que dá tempo às organizações para reverem e dimensionarem o acesso ao mesmo tempo que continuam a implementação do Copilot.

Observação

  • A Deteção restrita de conteúdos não altera as permissões existentes. Os utilizadores que já têm acesso ao conteúdo podem continuar a aceder diretamente a esse conteúdo.
  • Só pode aplicar esta funcionalidade a sites do SharePoint. Não é suportado para sites do OneDrive.
  • A Deteção restrita de Conteúdos não afeta as pesquisas originárias do contexto do site ou outras experiências inteligentes, como Feed e Recomendações do Microsoft 365.

Cuidado

Utilize seletivamente a Deteção de Conteúdo Restrito. A utilização excessiva pode reduzir a quantidade de conteúdo disponível para pesquisa e Microsoft 365 Copilot, o que pode afetar a integridade e a relevância dos resultados da pesquisa e das respostas geradas por IA.

Quando utilizar a Deteção restrita de conteúdos

Utilize a Deteção restrita de conteúdos para sites que possam precisar de revisão adicional antes de se tornarem amplamente detetáveis através da pesquisa e Microsoft 365 Copilot.

Os cenários comuns incluem:

  • Sites com um risco elevado de partilha excessiva.
  • Sites submetidos a revisão de permissões.
  • Implementações faseadas Microsoft 365 Copilot.
  • Iniciativas de governação que requerem validação de conteúdo antes de uma deteção mais ampla.

Por exemplo, pode aplicar temporariamente a Deteção restrita de conteúdos a um grupo de sites de Finanças ou Recursos Humanos, enquanto os proprietários do site analisam as permissões e o acesso. Após a conclusão da revisão, pode remover a restrição e permitir que os sites voltem a ser detetáveis.

Antes de ativar a Deteção restrita de conteúdos, considere utilizar uma ou mais das seguintes ferramentas e relatórios para identificar sites que necessitam de revisão:

Como funciona a Deteção restrita de conteúdos

A Deteção restrita de conteúdos é uma definição ao nível do site. Quando ativa a definição, os sistemas de pesquisa do Microsoft 365 propagam-na para que os conteúdos do site não sejam apresentados em experiências de deteção em toda a organização.

Mesmo quando a Deteção restrita de conteúdos está ativada:

  • As permissões do site permanecem as mesmas.
  • Os utilizadores podem continuar a aceder ao conteúdo a que já têm permissão para aceder.
  • Os utilizadores ainda podem detetar conteúdos que possuem ou com os quais interagiram recentemente.
  • A funcionalidade não remove conteúdo do índice de pesquisa do Microsoft 365.

Uma vez que a definição tem de ser propagada pelos sistemas de indexação, as atualizações podem demorar algum tempo a tornar-se totalmente eficazes. A quantidade de tempo depende do tamanho do site e do número de atualizações simultâneas que estão a ser processadas.

Pré-requisitos

Antes de configurar a Deteção restrita de conteúdos:

  1. Reveja os pré-requisitos da Gestão Avançada do SharePoint, incluindo:

  2. Certifique-se de que a sua organização tem uma licença de Microsoft 365 Copilot. A Deteção restrita de conteúdos destina-se a Microsoft 365 Copilot cenários de implementação e governação.

Ativar a Deteção restrita de conteúdos para um site

Pode ativar a Deteção restrita de Conteúdos a partir do centro de administração do SharePoint ou através do PowerShell.

Observação

Atualizações pode demorar algum tempo a propagar-se ao longo das experiências de pesquisa e Microsoft 365 Copilot.

Utilizar o centro de administração do SharePoint

  1. No centro de administração do SharePoint, expanda Sites e selecione Sites ativos.

  2. Selecione o site que pretende configurar.

  3. Abra o separador Definições e, em seguida, ative Restringir conteúdo de Microsoft 365 Copilot.

    Captura de ecrã do separador definições onde pode ativar a Deteção restrita de conteúdos.

  4. Selecione Salvar.

Usar o Windows PowerShell!

Abra o PowerShell como administrador e execute o seguinte comando:

Set-SPOSite -Identity <site-url> -RestrictContentOrgWideSearch $true

Remover a Deteção restrita de conteúdos de um site

Para desativar a Deteção restrita de conteúdos para um site, abra o PowerShell como administrador e execute o seguinte comando:

Set-SPOSite -Identity <site-url> -RestrictContentOrgWideSearch $false

Aplicar a Deteção restrita de conteúdos a vários sites

Muitas vezes, as organizações precisam de aplicar a Deteção restrita de conteúdos em grandes grupos de sites durante iniciativas de implementação ou governação do Copilot. A aplicação em massa permite que os administradores apliquem a funcionalidade a coleções de sites em vez de configurar sites individualmente.

As operações em massa retêm o comportamento de Deteção de Conteúdo Restrito existente:

  • A Deteção restrita de conteúdos continua a ser uma propriedade ao nível do site.
  • Os sites que já tenham a Deteção de Conteúdo Restrito ativada não são modificados.
  • As permissões existentes permanecem inalteradas.
  • Standard comportamento de propagação continua a aplicar-se.

Ao planear operações em massa, tenha em atenção as seguintes considerações:

  • As proteções de serviço e os limites de limitação aplicam-se às operações em massa.
  • As atualizações em grande escala podem aumentar o tempo de propagação.
  • Os sites que contenham mais de 500 000 itens podem exigir um tempo de processamento alargado antes de as atualizações serem totalmente refletidas na pesquisa e Microsoft 365 Copilot.

Delegar a gestão aos administradores do site

Por predefinição, apenas os administradores do SharePoint podem gerir a Deteção restrita de conteúdos.

Se quiser que os administradores do site giram a definição para os seus próprios sites, ative a delegação com o seguinte comando do PowerShell:

Set-SPOTenant -DelegateRestrictedContentDiscoverabilityManagement $true

Para verificar status de delegação, execute:

Get-SPOTenant | Select-Object DelegateRestrictedContentDiscoverabilityManagement

Quando a delegação está ativada, os administradores do site podem gerir a Deteção restrita de conteúdos para os respetivos sites.

Captura de ecrã a mostrar a definição Restringir conteúdo do M365 Copilot.

Se um administrador do site fizer uma alteração às definições de Deteção de Conteúdos Restritos, tem de fornecer uma justificação para a alteração.

Captura de ecrã a mostrar a caixa de diálogo Justication required (Justication required dialog box).

Verificar a status de Deteção restrita de conteúdos de um site

Abra o PowerShell como administrador e execute o seguinte comando:

Get-SPOSite -Identity <site-url> | Select RestrictContentOrgWideSearch

Monitorizar a Deteção restrita de conteúdos no seu inquilino

Os administradores podem utilizar o PowerShell para gerar relatórios que identifiquem sites onde a Deteção restrita de conteúdos está ativada.

Gerar um relatório

Abra o PowerShell como administrador e execute o seguinte comando:

Start-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport

Ver status de relatórios

Abra o PowerShell como administrador e execute o seguinte comando:

Get-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport

Transferir um relatório

Abra o PowerShell como administrador e execute o seguinte comando:

Get-SPORestrictedContentDiscoverabilityReport -Action Download -ReportId <ReportGUID>

Dica

Se um site estiver configurado para a Deteção restrita de conteúdos, mas continuar a aparecer nos resultados da pesquisa, aguarde tempo para a propagação do índice e reveja o número de itens armazenados no site. Os sites grandes podem exigir tempo de processamento adicional antes de as alterações serem totalmente refletidas.

Auditoria

Os eventos de auditoria estão disponíveis através das atividades do registo de auditoria do Microsoft Purview para atividades que envolvam a Deteção Restrita de Conteúdos.

Esses eventos incluem:

  • Ativar a Deteção restrita de conteúdos.
  • Desativar a Deteção restrita de conteúdos.
  • Justificações fornecidas quando são feitas atualizações à definição.

Perguntas frequentes

A minha organização é elegível para utilizar a Deteção restrita de conteúdos?

Os clientes licenciados para o Copilot e que tenham a Gestão Avançada do SharePoint disponíveis podem configurar a Deteção restrita de conteúdos. Veja Pré-requisitos da Gestão Avançada do SharePoint.

A Deteção restrita de conteúdos altera as permissões de utilizador?

Não. A Deteção restrita de Conteúdos afeta a deteção e não as permissões de acesso. Os utilizadores que já têm acesso ao conteúdo podem continuar a aceder ao mesmo.

Que experiências de pesquisa são afetadas?

A Deteção restrita de Conteúdos afeta as experiências de pesquisa em toda a organização (home page do SharePoint, Office.com, Bing) e Microsoft 365 Copilot cenários de deteção, incluindo experiências que dependem da deteção de conteúdos ao nível do inquilino. A Deteção restrita de Conteúdos também não afeta as experiências que operam em conteúdos que já estão a ser utilizados pelo utilizador, como resumir um documento aberto.

Como é que a Deteção restrita de conteúdos afeta a experiência do utilizador final no SharePoint?

A Deteção restrita de Conteúdos restringe a utilização de funcionalidades com tecnologia de IA no SharePoint. Os utilizadores não veem pontos de entrada, como o botão Copilot, os menus de ações de IA (incluindo a criação de agentes) ou Criar páginas com IA.

A Deteção restrita de conteúdos afeta as funcionalidades do Microsoft Purview?

Não. A Deteção restrita de conteúdos não remove o conteúdo do índice de pesquisa. As capacidades do Microsoft Purview, como a Deteção de Dados Eletrónicos e a etiquetagem automática, continuam a funcionar.

Quanto tempo demora a que as atualizações da Deteção de Conteúdo Restrito entrem em vigor?

A Deteção restrita de conteúdos é uma propriedade ao nível do site. A latência de atualização do índice é altamente dependente do número de itens no site e do número de sites que são atualizados ao mesmo tempo. Para sites com mais de 500.000 itens, uma atualização para a Deteção restrita de conteúdos pode demorar mais de uma semana a processar e refletir totalmente nas experiências de pesquisa e Copilot.

Como é que a Deteção restrita de conteúdos se enquadra numa estratégia de preparação copilot?

A Deteção restrita de Conteúdos ajuda as organizações a limitar temporariamente a deteção de sites selecionados enquanto as permissões, a propriedade e os controlos de governação são revistos. É um componente de uma estratégia de governação mais ampla do SharePoint e de preparação da Copilot. Consulte os seguintes recursos:

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