Gestão de catálogos na Gestão Avançada do SharePoint

A gestão de catálogos na Gestão Avançada do SharePoint ajuda-o a compreender como os conteúdos são organizados no seu ambiente do SharePoint. Utiliza metadados existentes do Microsoft 365 para agrupar automaticamente sites em categorias significativas, proporcionando-lhe uma vista centralizada do seu panorama de conteúdos.

Ao agrupar sites em categorias e grupos, pode analisar conteúdos, aplicar ações de governação em escala e obter as informações necessárias para gerir conteúdos, reduzir o risco e preparar experiências com tecnologia de IA, como Microsoft 365 Copilot.

Como funciona a gestão do catálogo

A gestão de catálogos organiza sites do SharePoint em categorias e grupos com base em metadados já presentes no seu inquilino do Microsoft 365.

• As categorias são classificações de alto nível, como departamento, tipo de utilizador ou região.
• Os grupos fornecem mais detalhes em cada categoria. Por exemplo, na categoria Departamento, os grupos podem incluir Marketing, Vendas, RH ou Finanças.

Esta estrutura ajuda-o a compreender como os conteúdos são distribuídos e regidos em toda a sua organização.

Pode utilizar categorias incorporadas ou adicionar as suas próprias categorias. Cada categoria tem uma etiqueta que identifica o respetivo tipo:

• BUILT-IN
• UPLOADED
• CUSTOM PROPERTIES
• ENTRA ID

Origens de metadados

A gestão do catálogo utiliza metadados de várias origens para definir categorias e grupos:

• Microsoft Entra ID: Atributos organizacionais, como atributos de departamento, tipo de utilizador e extensão
• Metadados do site SharePoint: propriedades do site, tais como valores do saco de propriedades, palavras-chave do site e outras propriedades definidas pelo SharePoint

Uma vez que a gestão do catálogo reflete os metadados existentes, manter esses metadados precisos e consistentes é essencial para resultados significativos.

Categorias incorporadas

A gestão do catálogo inclui categorias incorporadas derivadas de Microsoft Entra ID e metadados do SharePoint. Exemplos comuns incluem:

• Região: a região onde o conteúdo está alojado (por exemplo, América do Norte em comparação com a Europa).
• Departamento: as unidades organizacionais associadas ao site (por exemplo, Finanças).
• Tipo de utilizador: Convidado ou nonguest.
• Localização de dados preferencial (PDL): a configuração multigeográfico dos seus sites.
• Segmento de barreiras de informação: o segmento definido pelas políticas de barreiras de informação para organizações que implementam barreiras de informação.

Estas categorias são preenchidas automaticamente, disponíveis sem configuração e atualizadas a cada hora.

Categorias que pode adicionar

Além das categorias incorporadas, pode criar categorias a partir das seguintes origens:

Carregar uma lista de sites CSV

1. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, aceda aGestão do Catálogo de Relatórios>.

2. Selecione Adicionar categoria. No painel Adicionar categoria , selecione Listas de sites CSV.

3. Especifique um nome de categoria e uma descrição.

4. Transfira o modelo CSV e utilize-o para criar as suas listas. Crie um ficheiro CSV para cada grupo que pretende criar na sua categoria. Pode ter até 20 grupos numa categoria.

5. No painel Adicionar categoria , carregue um ficheiro CSV. Se tiver mais do que um, utilize Adicionar grupo para cada ficheiro CSV adicional.

6. Selecione Salvar.

Utilizar uma propriedade de site personalizado

Utilize esta opção se a sua organização já armazenar informações de classificação nas propriedades do site sharePoint, como departamento, região, unidade de negócio ou designação de conformidade. A gestão do catálogo não cria nem povoa os valores das propriedades. Em vez disso, lê os valores de propriedade existentes e utiliza-os para criar categorias e grupos. Esta abordagem permite-lhe utilizar metadados que já existem no seu ambiente para organizar sites sem manter listas de sites manuais.

Exemplo: Utilizar uma propriedade de site do Departamento

Suponha que a sua organização já utiliza uma propriedade de site personalizada denominada Departamento no pacote de propriedades do site SharePoint. A propriedade pode conter valores como:

• Departamento = Marketing
• Departamento = Finanças
• Departamento = Recursos Humanos

Quando cria uma categoria de catálogo e especifica Departamento como propriedade personalizada, a gestão do catálogo analisa os sites selecionados e cria grupos com base nos valores que encontra. Neste exemplo, a gestão do catálogo cria grupos separados para Marketing, Finanças e Recursos Humanos e coloca os sites no grupo adequado automaticamente.

Depois de determinar as propriedades do site que pretende utilizar, ligue-as à gestão do catálogo.

Ligar propriedades personalizadas do site à gestão de catálogos

1. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, aceda aGestão do Catálogo de Relatórios>.

2. Selecione Adicionar categoria. No painel Adicionar categoria , selecione Propriedades personalizadas.

3. Na secção Propriedades , introduza o nome de uma propriedade que pretende utilizar. Para adicionar mais propriedades, selecione Adicionar propriedade. Pode especificar até 20 propriedades.

4. Em Sites, selecione uma das seguintes opções:

   • A maioria dos sites ativos (até 20 000 sites): os dados estão disponíveis no prazo de 24 horas e são atualizados automaticamente a cada duas semanas.
   • Carregar uma lista de até 20 000 sites: transfira o modelo CSV e utilize-o para criar a sua lista de sites. Em seguida, carregue o ficheiro CSV. Tenha em atenção que, com esta opção, a lista de sites na categoria funciona como uma snapshot que tem de atualizar manualmente.

5. Selecione Salvar.

Utilizar atributos de extensão Microsoft Entra ID

Se a sua organização utilizar Microsoft Entra ID atributos de extensão, pode criar categorias de catálogo com base nos valores armazenados no extensionAttribute1 através de extensionAttribute15. Os atributos de extensão são atributos predefinidos no Microsoft Entra ID que as organizações podem utilizar para armazenar metadados adicionais baseados em cadeias para objetos de utilizador ou dispositivo.

A gestão do catálogo utiliza estes valores de atributo existentes para agrupar sites do SharePoint em categorias. Quando seleciona um ou mais atributos de extensão Microsoft Entra ID como categorias de catálogo, a gestão de catálogos agrupa sites com base nos valores de atributo de extensão associados aos proprietários do site. Estes agrupamentos são atualizados quando os valores de atributo subjacentes ou a propriedade do site são alterados.

Por exemplo, a sua organização pode utilizar um atributo de extensão para identificar uma unidade de negócio, modelo operacional, limite de conformidade, programa ou outra classificação interna que não seja representada por uma categoria incorporada, como Departamento ou Tipo de utilizador. Ao utilizar esse atributo de extensão como uma categoria de catálogo, pode ver e gerir sites relacionados em conjunto sem manter manualmente uma lista de sites separada.

Antes de utilizar atributos de extensão com a gestão do catálogo, certifique-se de que os atributos são preenchidos de forma consistente no Microsoft Entra ID. A gestão do catálogo reflete os metadados que já existem no seu inquilino, pelo que os valores incompletos ou inconsistentes podem resultar em agrupamentos de sites incompletos ou inconsistentes.

Identificar ou definir atributos de extensão

Para ver uma lista de atributos de extensão existentes ou defini-los, siga a documentação de orientação em Atributos da extensão. Pode identificar ou definir atributos de extensão com o PowerShell, Python e muito mais.

Depois de identificar os atributos da extensão, utilize-os para adicionar categorias.

Utilizar atributos de extensão com a gestão de catálogos

1. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, aceda aGestão do Catálogo de Relatórios>.

2. Selecione Adicionar categoria. No painel Adicionar categoria, selecione Entra atributos de extensão de ID.

3. Na lista de atributos da extensão de ID Entra, selecione os atributos que pretende utilizar como categorias.

4. Selecione Salvar.

Editar uma categoria ou grupo

Pode alterar o nome a apresentar de qualquer categoria e editar categorias que não estão incorporadas. Consoante o tipo de categoria, pode editar nomes a apresentar, descrições, grupos e listas de sites. Editar um nome a apresentar não altera os metadados subjacentes ou o agrupamento de sites.

1. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, aceda aGestão do Catálogo de Relatórios>.

2. Selecione uma categoria ou grupo para abrir o painel de edição.

3. Efetue uma ou mais das seguintes ações:

   1. Para alterar o nome de uma categoria, selecione Editar nome a apresentar e introduza um novo nome.

   2. Para editar uma categoria, selecione Editar categoria e, em seguida, modifique o respetivo nome e descrição conforme necessário.

   3. Para editar, adicionar ou remover um grupo, na secção Grupos , selecione Editar, Eliminar ou Adicionar grupo.

4. Selecione Salvar.

Integração com o Agente de Administração do SharePoint

A gestão do catálogo fornece uma estrutura que melhora a eficácia do Agente de Administração do SharePoint. Ao categorizar sites, o Agente de Administração do SharePoint pode fornecer recomendações de governação, análise e informações mais direcionadas com base na forma como os conteúdos são organizados no seu inquilino. Para obter mais informações, consulte SharePoint Administração Agent.

Confira também

• Descrição geral da Gestão Avançada do SharePoint
• Agente de Administração do SharePoint
• Pré-requisitos da Gestão Avançada do SharePoint