Microsoft SharePoint 高度な管理 のサイト ライフサイクル管理ポリシーは、サイト ガバナンスを大規模に維持するのに役立ちます。 これらのポリシーは、一般的なガバナンス タスクを自動化するため、サイトはアクティブで適切に所有され、ライフサイクル全体を通じて定期的にレビューされます。
ビデオ: SharePoint 高度な管理 の概要
次のビデオでは、SharePoint サイトライフサイクル管理の概要について説明します。
サイト ライフサイクル管理ポリシーでは、SharePoint サイトは直接削除されません。 代わりに、ポリシーはサイトの所有者と管理者に通知し、ポリシーの構成方法に基づいてアクションを実行します。
organizationにより多くの SharePoint サイト、Microsoft Teams接続されたサイト、および Microsoft 365 グループに接続されたサイトが作成されるため、管理者がビジネス要件を満たさなくなった非アクティブなサイト、所有者なしのサイト、またはサイトを手動で識別することがますます困難になります。 サイト ライフサイクル管理ポリシーは、サイトの監視、責任あるユーザーへの通知、応答の収集、必要に応じて適用アクションを実行することで、これらのガバナンス プロセスを自動化するのに役立ちます。
サイト ライフサイクル管理の利点
サイト ライフサイクル管理ポリシーは、次の場合に役立ちます。
- 非アクティブなサイトまたは破棄されたサイトの数を減らします。
- 所有権が不十分なサイトを特定して対処します。
- サイトが引き続き有効なビジネス目的を果たしていることを確認します。
- 組織のガバナンス要件に対するコンプライアンスを強化します。
- 通知、レポート、修復ワークフローを自動化します。
- より健康的で管理しやすい SharePoint 環境を維持します。
サイト ライフサイクル管理ポリシーの種類
サイト ライフサイクル管理には、さまざまなガバナンス シナリオに対応する 3 つのポリシーの種類が含まれています。
| ポリシーの種類 | 用途 |
|---|---|
| サイト所有権ポリシー | サイトの所有者またはサイト管理者の数が必要であることを確認するのに役立ちます。 |
| 非アクティブなサイト ポリシー | 指定した期間アクティブではないサイトを識別します。 |
| サイト構成証明ポリシー | サイトがまだ必要であり、組織の要件を満たしていることを定期的に確認します。 |
これらのポリシーを個別に、または一緒に使用して、包括的なサイト ガバナンス戦略を作成します。
サイト所有権ポリシー
サイト所有権ポリシーを使用すると、すべてのサイトに管理責任を負う責任を持つ個人が確保されます。 所有権の要件は、次のように定義できます。
- 所有権がサイト所有者、サイト管理者、またはその両方に基づいているかどうか。
- サイトに必要な所有者または管理者の最小数。
- 所有権の要件が満たされていないときに通知を受け取るユーザー。
たとえば、すべてのサイトに少なくとも 2 人のサイト所有者を要求できます。 サイトがそのしきい値を下回った場合、ポリシーは指定された受信者に通知し、是正措置を促すことができます。
サイト所有権ポリシーは、所有者のないサイトのリスクを軽減し、ユーザーがロールを変更したり、organizationを離れたりするときの管理継続性を向上させるのに役立ちます。
詳細については、「 SharePoint サイト所有権ポリシーを作成する」を参照してください。
非アクティブなサイト ポリシー
非アクティブなサイト ポリシーは、意味のあるビジネス アクティビティが表示されなくなったサイトを特定するのに役立ちます。 このポリシーは、SharePoint 全体のアクティビティと接続されているワークロード (Microsoft Teams、Exchange、Viva Engageなど) を評価して、サイトがアクティブなままかどうかを判断します。
サイトが構成された非アクティブしきい値を超えた場合、ポリシーはサイト所有者またはサイト管理者に通知し、サイトがまだ使用中であることを確認するように要求できます。 非アクティブなサイト ポリシーを使用して、次の手順を実行します。
- コンテンツのスプロールを減らします。
- 破棄されたコラボレーション スペースを特定します。
- ストレージ管理を改善します。
- 長期的なガバナンス目標をサポートします。
詳細については、「 非アクティブなサイト ポリシーを使用して非アクティブなサイトを管理する」を参照してください。
サイト構成証明ポリシー
サイト構成証明ポリシーは、組織がサイトが引き続き必要であり、ビジネス関連であり、内部ガバナンス要件に準拠していることを定期的に確認するのに役立ちます。 検出されたアクティビティに焦点を当てた非アクティブなサイト ポリシーとは異なり、サイト構成証明ポリシーは、指定されたサイト所有者またはサイト管理者に対して明示的なレビューを要求します。
構成証明ポリシーを使用して、次の手順を実行します。
- サイトがまだ必要であることを確認します。
- 所有権と説明責任を検証します。
- サイトの目的とビジネス上の正当な理由を確認します。
- ガバナンスとコンプライアンス プログラムをサポートします。
詳細については、「 SharePoint サイトの定期的なサイト構成証明を要求する」を参照してください。
ポリシーの実行と通知
すべてのサイト ライフサイクル管理ポリシーでは、次の 2 つの動作モードがサポートされています。
- シミュレーション モード – ポリシーを 1 回実行し、継続的な適用なしでレポートを生成します。
- アクティブ モード – 定期的なスケジュールでポリシーを実行し、レポートを生成し、指定された受信者に通知を送信します。
ポリシー通知では Outlook のアクション可能なメッセージが使用されるため、受信者はメールから直接ガバナンス アクションを実行できます。 メッセージング、ガイダンス、サポート リソースを構成することもできます。
強制アクション
通知が複数回試行された後、応答が受信されない場合、サイト ライフサイクル管理ポリシーは適用アクションを実行できます。 ポリシーの種類に応じて、使用可能なアクションは次のとおりです。
- アクションを実行せず、レポートを続行します。
- サイトを読み取り専用モードに設定します。
- Microsoft 365 アーカイブを使用して、構成可能な読み取り専用期間の後にサイトをアーカイブします。
これらの適用オプションは、組織がユーザーのセルフサービスとガバナンス要件のバランスを取るのに役立ちます。
レポートと監視
各ポリシー実行では、管理者がポリシーの結果を理解し、注意が必要なサイトを特定するのに役立つレポートが生成されます。 レポートには、次のような情報を含めることができます。
- サイトの所有権の状態。
- サイト アクティビティの状態。
- 通知履歴。
- 強制アクション。
- サイト メタデータと構成の詳細。
これらのレポートを使用して、ガバナンスの傾向を監視し、修復アクティビティの優先順位を付けます。
推奨されるガバナンス戦略
多くの組織では、次の 3 つのポリシーの種類をすべて組み合わせることで、最適な結果を得ることができます。
- サイトの所有権ポリシーを使用して、すべてのサイトに責任のある所有者があることを確認します。
- 非アクティブなサイト ポリシーを使用して、破棄されたサイトまたは未使用のサイトを特定します。
- サイト構成証明ポリシーを使用して、継続的なビジネス ニーズを定期的に検証します。
これらのポリシーは、セキュリティで保護され、適切に管理され、持続可能な SharePoint 環境を維持するのに役立ちます。