[ 部分的にインデックス付けされたアイテムを含める] を選択すると、電子情報開示検索では、推定検索結果に部分的にインデックスが付いた項目が自動的に含まれます。 部分的にインデックス付けされたアイテムは、検索用に完全にインデックスが作成されなかった SharePoint サイトと OneDrive サイト上の Exchange メールボックスアイテムとドキュメントです。 Exchange では、部分的にインデックスが付けられたアイテムには、通常、電子メール メッセージに添付されたファイル (インデックスを作成できないファイルの種類) が含まれています。
次の理由は、項目を検索用にインデックスを作成できない理由と、部分的にインデックス付けされた項目として返される理由を説明しています。
ファイルの種類が認識できないか、インデックス作成でサポートされていない。
メッセージには、開くことができない添付ファイルがあります。この問題は、部分的にインデックスが作成された電子メール アイテムの最も一般的な原因です。
この種のファイルのインデックス付けはサポートされているが、特定のファイルでインデックス付けエラーが発生した。
メール メッセージに添付されているファイルが多すぎます。
メール メッセージに添付されたファイルが大きすぎます。
ファイルが Microsoft 以外のテクノロジで暗号化されている。
電子メール メッセージに添付されたファイルは、暗号化を適用する Microsoft Purview 秘密度ラベルで暗号化されます。 Exchange では、エクスポート中に添付ファイルを暗号化解除できる場合でも、添付ファイルのコンテンツのインデックスは作成されません。
ファイルがパスワードで保護されている。
注:
ほとんどの組織では、コンテンツのボリューム別の割合が 1% 未満で、部分的にインデックスが作成されたサイズで 12% 未満です。 ボリュームとサイズの違いの理由は、ファイルが大きいほど、完全にインデックスを作成できないコンテンツが含まれる可能性が高いためです。
法的調査の場合は、部分的にインデックスが作成されたアイテムを確認するためにorganizationが必要になる場合があります。 検索結果をエクスポートするとき、またはレビュー セットに検索結果を追加するときに、部分的にインデックスが付いた項目を含めるかどうかを指定できます。
検索用にインデックスが作成されていないファイルの種類
Bitmap (.bmp) や MP3 (.mp3) ファイルなどの特定の種類のファイルには、インデックスを作成できるコンテンツが含まれません。 Exchange および SharePoint の検索インデックス作成サーバーでは、これらの種類のファイルに対してフルテキスト インデックス作成は実行されません。 これらのファイルの種類は、サポートされていないファイルの種類と見なされます。 また、フルテキスト インデックス作成が既定または管理者によって無効になっているファイルの種類もあります。 サポートされていないファイルの種類と無効なファイルの種類は、検索でインデックスのない項目としてラベル付けされます。
サポートされているファイル形式と無効なファイル形式の一覧については、次の記事を参照してください。
- Exchange: Exchange Search によってインデックス付けされたファイル形式
- Exchange: Get-SearchDocumentFormat
- SharePoint: SharePoint の既定のクロールされたファイル名拡張子と解析されたファイルの種類
検索結果に部分的にインデックスが付いたファイルの種類が返されるメッセージとドキュメント
部分的にインデックスが付いた添付ファイルまたは部分的にインデックスが作成されたすべての SharePoint ドキュメントを含むすべての電子メール メッセージが、部分的にインデックス付けされたアイテムとして自動的に返されるわけではありません。 これは、電子メール メッセージの Subject プロパティや、ドキュメントの Title プロパティや Author プロパティなど、他のメッセージまたはドキュメント プロパティがインデックス付けされ、検索できるためです。 たとえば、財務キーワード (keyword)検索では、部分的にインデックスが付いた添付ファイルを含むアイテムが、電子メール メッセージの件名またはドキュメントのファイル名またはタイトルに表示キーワード (keyword)場合に返されます。 ただし、キーワード (keyword)がファイルの本文にのみ表示される場合、メッセージまたはドキュメントは部分的にインデックス付きアイテムとして返されます。
同様に、部分的にインデックス付けされた添付ファイルと、部分的にインデックスが付いたファイルの種類のドキュメントを含むメッセージは、インデックスが作成され検索可能な他のメッセージまたはドキュメント プロパティが検索条件と一致する場合に検索結果に含まれます。 検索用のインデックスが付けられたメッセージ プロパティには、送信日と受信日、送信者と受信者、添付ファイルの名前、およびメッセージ本文のテキストが含まれます。 検索用にインデックスが作成されたドキュメント プロパティには、作成日と変更日が含まれます。 そのため、メッセージの添付ファイルが部分的にインデックス付けされたアイテムである場合でも、他のメッセージまたはドキュメント プロパティの値が検索条件と一致する場合、メッセージは通常の検索結果に含まれます。
Microsoft Purview ポータルで電子情報開示ツールを使用して検索できる電子メールとドキュメントのプロパティの一覧については、「 電子情報開示のキーワード クエリと検索条件」を参照してください。
注:
インデックスが作成されたフォルダーからインデックスが作成されていないフォルダーにメールボックスアイテムを移動すると、アイテムのインデックスを解除するようにフラグが設定されます。 アイテムはインデックスから削除され、検索できません。 後で、同じ項目をインデックスが作成されたフォルダーに戻すと、フラグはリセットされません。 つまり、アイテムはインデックスが作成されず、検索できません。
検索結果に含まれる部分的にインデックス付けされた項目
organizationは、部分的にインデックスが作成された項目を特定して分析し、そのアイテムが何であるか、何が含まれているか、特定の調査に関連しているかどうかを判断する必要がある場合があります。 [部分的にインデックス付けされたアイテムを含める] を選択すると、検索するコンテンツの場所に部分的にインデックスが付いたアイテムが、推定検索結果に自動的に含まれます。 選択した特定の設定に応じて、インデックス付き検索ヒットを含む場所に部分的にインデックス付きアイテムを含めるか、インデックス付き検索ヒットのない場所に部分的にインデックスを付けた項目を含めるか、またはその両方を含めるかを制御できます。 検索結果をエクスポートしたり、レビュー セットにアイテムを追加したりするときに、これらの部分的にインデックスが付いた項目を含めることもできます。
部分的にインデックスが付いた項目については、次の点に注意してください。
電子情報開示検索を実行すると、部分的にインデックスが作成された Exchange アイテムの合計数とサイズ (検索クエリによって返されます) が 検索統計ビューに表示され、 部分的にインデックス付けされたアイテムとしてラベル付けされます。 部分的にインデックス付けされたアイテムに関する統計には、SharePoint サイトまたは OneDrive アカウントに部分的にインデックスが付いたアイテムは含まれません。
特定のコンテンツの場所またはorganization内のすべてのコンテンツの場所の検索から結果をエクスポートする場合、検索条件に一致するアイテムを含むコンテンツの場所のインデックスのないアイテムのみがエクスポートされます。 つまり、メールボックスまたはサイトに検索結果が見つからない場合、そのメールボックスまたはサイト内のインデックスのないアイテムはエクスポートされません。 この動作の理由は、organization内の多くの場所から部分的にインデックス付きアイテムをエクスポートすると、エクスポート エラーの可能性が高くなり、検索結果のエクスポートとダウンロードにかかる時間が長くなる可能性があるためです。
検索対象のすべてのコンテンツの場所から部分的にインデックス付きアイテムをエクスポートするには、(検索クエリからキーワードを削除して) すべてのアイテムを返すように検索を構成し、検索結果をエクスポートするときに部分的にインデックス付きアイテムのみをエクスポートします ([エクスポート オプションに含める項目の選択] で部分的にインデックスが付いた項目を選択します)。
検索結果にすべてのメールボックス アイテムを含める場合、または検索クエリでキーワードが指定されていない場合、または日付範囲のみを指定している場合は、部分的にインデックスが作成されたアイテムが含まれる PST ファイルに部分的にインデックスが作成されたアイテムがコピーされない可能性があります。 この動作は、部分的にインデックスが付いた項目を含むすべての項目が、通常の検索結果に自動的に含まれるためです。
部分的にインデックス付けされた項目をプレビューすることはできません。 検索によって返される部分的にインデックス付き項目を表示するには、検索結果をエクスポートする必要があります。
さらに、検索結果をエクスポートし、エクスポートに部分的にインデックスが付けられたアイテムを含めると、SharePoint アイテムの部分的なインデックス付きアイテムが Uncrawlable という名前のフォルダーにエクスポートされます。 部分的にインデックス付けされた Exchange アイテムをエクスポートする場合、部分的にインデックスが付いたアイテムが検索クエリと一致するかどうかと、エクスポート設定の構成によって異なる方法でエクスポートされます。
次の表は、インデックス付きアイテムと部分的にインデックスが付いた項目のエクスポート動作と、それぞれが異なるエクスポート構成設定に含まれているかどうかを示しています。
エクスポート構成 検索クエリに一致するインデックス付きアイテム 検索クエリに一致する部分的にインデックス付けされた項目 検索クエリと一致しない部分的にインデックス付けされた項目 インデックス付きのアイテムのみをエクスポートする Exported エクスポート済み (エクスポートされたインデックス付きアイテムに含まれる) エクスポートされない 部分的にインデックスが付いた項目のみをエクスポートする エクスポートされない エクスポート (部分的にインデックス付けされた項目として) エクスポート (部分的にインデックス付けされた項目として) インデックス付きアイテムと部分的にインデックス付きアイテムをエクスポートする Exported エクスポート済み (エクスポートされたインデックス付きアイテムに含まれる) エクスポート (部分的にインデックス付けされた項目として)
[場所] と [検索ヒットのない場所] オプション
エクスポートに部分的にインデックスが付いたアイテムを含める (またはレビュー セットに追加する) 場合は、 検索ヒットのない場所で部分的にインデックス付きアイテムを除外することもできます。 このオプションで 意味する場所 を理解すると、エクスポートに含まれる内容が決まります。
電子情報開示の 場所 は次のいずれかです。
- 1 つのExchange Online メールボックス、または
- 単一の SharePoint Online サイトまたは OneDrive for Business サイト。
場所は、フォルダー、URL プレフィックス、SharePoint ドキュメント ライブラリ、またはKusto 照会言語 (KQL) 条件によって定義されたメールボックスまたはサイトのサブセットではありません。 部分インデックスの場所フィルターが動作する最小単位は、メールボックス全体またはサイト全体です。
オプションの動作
| Setting | 動作 |
|---|---|
| 検索ヒットのない場所で部分的にインデックス付きアイテムを除外する (選択) | 部分的にインデックス付けされたアイテムは、少なくとも 1 つのアイテムが検索クエリと一致したメールボックスとサイトからのみ返されます。 インデックス付き一致がゼロのメールボックスとサイトは、部分的にインデックスが作成されたアイテムがゼロになります。 |
| 検索ヒットのない場所で部分的にインデックス付きアイテムを除外する (クリア) | インデックス付きクエリがそのメールボックスまたはサイト内の何かに一致したかどうかに関係なく、選択したすべてのメールボックスとサイトから部分的にインデックス付けされたアイテムが返されます。 |
KQL 条件では、部分的にインデックスが付いた項目は制約されません
部分的にインデックスが付いた項目は、アイテムが KQL クエリと一致するかどうかではなく、 場所のインデックスの状態に基づいて返されます。 クエリでパス、URL、ファイル名パターン、またはその他のプロパティ制限 (たとえば、 DocumentLink:"https://contoso.sharepoint.com/sites/Finance/Subfolder/*") を使用している場合は、一致したサイト内の 任意の場所 から部分的にインデックスが作成されたアイテムがエクスポートに表示される可能性があります。 制限に対して評価されません。
KQL で部分的にインデックス付けされた項目をフィルター処理する必要がある場合は、[エクスポート時に 部分的にインデックス付けされた項目に対して高度なインデックス作成を実行 する] を選択します。 高度なインデックス作成では、KQL 条件が適用されるように項目のインデックスが再作成されます。
単一場所検索
スコープが 1 つのメールボックスまたは 1 つのサイトの場合、[ 検索ヒットのない場所で部分的にインデックス付けされたアイテムを除外する ] オプションは 無効です。
- 場所が少なくとも 1 つのインデックス付きヒットを返す場合は、応答性が高いと見なされ、部分的にインデックスが作成されたすべての項目が含まれます。
- 場所からインデックス付きヒットが返されない場合、その場所からエクスポートされる項目はありません。
単一の場所のスコープの場合は、エクスポート時に部分的にインデックス付けされた項目を含める場合、または高度なインデックスを使用して KQL 条件を適用するたびに、場所の部分的にインデックス付けされた項目の完全なセットが必要です。
例
1 つのサイトを対象とした SharePoint 検索では、クエリ DocumentLink:"https://contoso.sharepoint.com/sites/Project/Subfolder/*" が使用され、エクスポート時に部分的にインデックスが付いたアイテムが含まれます。 次の 2 つの結果が保証されます。
- エクスポート内のインデックス付きアイテムは、
Subfolder/*パスに制限されます (KQL 条件が適用されます)。 - エクスポートの部分的なインデックス付きアイテムには、
Subfolder/*だけでなく、sites/Projectサイト全体のすべての部分的にインデックス付けされたアイテムが含まれます (KQL は部分的にインデックス付けされたアイテムには適用されず、場所はサイト全体です)。
部分的にインデックス付けされた項目を同じサブフォルダーに制限するには、[ 部分的にインデックスが作成された項目に対して高度なインデックス作成を実行する] を有効にします。
検索時間とエクスポート時間の設定は独立しています
電子情報開示の検索とエクスポートは個別のジョブです。 それぞれに対して行う部分的なインデックス付き項目の選択は、独立しています。
| 設定する場所 | 制御される内容 |
|---|---|
| 検索クエリ (検索時間 : 部分的にインデックスが付いた項目を含む) | 検索によって返される統計とプレビュー。 後続のエクスポートには含まれません。 |
| [エクスポート] ダイアログ (エクスポート時 : 部分的にインデックスが付いた項目を含める、 除外 ...検索ヒットのない場所で、 高度なインデックス作成を実行する) | エクスポート パッケージの内容。 これらは、エクスポートされる内容の権限のある設定です。 |
検索時に部分インデックスインクルードを設定したが、エクスポート時にクリアした場合、検索統計に表示された内容に関係なく、エクスポートには部分的にインデックスが付いた項目は含まれなくなります。 検索時にクリアしてもエクスポート時に設定した場合、エクスポートには、export-dialog の設定に従って部分的にインデックスが付いた項目が含まれます。 エクスポート手順では、必ず部分インデックスの動作を確認します。
日付範囲と部分的にインデックス付けされた項目を除外する
電子情報開示検索では、日付範囲を使用して、検索クエリの結果から部分的にインデックス付けされた項目を除外することはできません。 検索統計には、日付範囲の範囲外にある部分的にインデックス付けされた項目が含まれており、部分的にインデックスが付いた項目をエクスポートするときに含めます。 プレミアム機能のサポートを備えた電子情報開示では、部分的にインデックスが付いたアイテムをレビュー セットに追加し、エクスポートする前にレビュー セットでフィルター処理できます。 または、高度なインデックス作成機能 (プレミアム電子情報開示機能) を使用して、指定された日付範囲と比較して、大量のデータがエクスポートされないように、これらの部分的にインデックス付けされた項目のインデックスが再作成されるようにします。
電子メール メッセージのインデックス作成の制限の詳細については、「 電子情報開示の制限」を参照してください。
organizationで部分的にインデックス付けされた項目を評価する
電子情報開示検索を実行すると、検索結果の統計情報で検索した場所の部分的にインデックス付けされたアイテムの合計数とサイズを確認できます。 検索の詳細な統計情報には、この情報が表示されます。
いくつかの要因は、検索結果に表示される部分的にインデックス付けされた項目の数に影響します。
- 項目が部分的にインデックス付けされ、検索クエリと一致する場合、アイテムは検索結果アイテムの数とサイズと部分的にインデックス付けされた項目の両方に含まれます。 ただし、同じ検索の結果をエクスポートすると、アイテムは検索結果のセットにのみ含まれ、部分的にインデックス付きアイテムとして含まれません。
- 検索の詳細な統計情報には、部分的にインデックスが付いたアイテムの見積もりに、SharePoint サイトと OneDrive サイトにある部分的にインデックスが付いたアイテムは含 まれません 。 ただし、電子情報開示検索の結果をエクスポートする場合は、部分的にインデックスが付いた項目をエクスポートに含めることができます。 たとえば、サイトのみを検索する場合、部分的にインデックスが作成された項目の推定数は 0 です。
部分的にインデックス付けされたアイテムに対するorganizationの露出を理解するには、空白のキーワード (keyword) クエリを使用して、すべてのメールボックスまたはメールボックスの代表的なサブセット内のすべてのコンテンツを検索します。
次の例では、1,629,904 (146.46 GB) の完全インデックス付きアイテムと 10,025 (10.27 GB) の部分的なインデックス付き項目があります。
次の計算を使用して、部分的にインデックス付けされた項目の割合を決定できます。
organization内の部分的にインデックス付けされた項目の比率を計算するには:
(Total number of partially indexed items/Total number of items) x 100
(10025/1629904) x 100 = 0.62%
前の例の検索結果を使用すると、すべてのメールボックス アイテムの 0.62% が部分的にインデックス付けされます。
organization内の部分的にインデックス付けされた項目のサイズの割合を計算するには:
(Size of all partially indexed items/Size of all items) x 100
(10.27 GB/146.46 GB) x 100 = 7.0%
前の例では、メールボックス アイテムの合計サイズの 7% が部分的にインデックス付きアイテムから取得されています。 ほとんどのお客様は、ボリューム別のコンテンツの 1% 未満、部分的にインデックスが作成されたサイズ別のコンテンツの 12% 未満です。
organizationの部分的にインデックス付けされたアイテムを構成するコンテンツの種類を追加で評価するには、エクスポート アイテム レポートまたはエクスポート全体に含める部分インデックス付きアイテムを選択して詳細な調査を行います。
部分的にインデックス付けされた項目の詳細
メッセージとドキュメントのプロパティとそのメタデータにはインデックスが作成されるため、インデックス付きメタデータにキーワード (keyword)が表示された場合、キーワード (keyword)検索によって結果が返される場合があります。 ただし、キーワード (keyword)がサポートされていないファイルの種類を持つアイテムのコンテンツにのみ表示される場合、同じキーワード (keyword)検索で同じアイテムが返されない場合があります。 この場合、項目は部分的にインデックス付きアイテムとして返されます。
部分的にインデックスが付いた項目が検索クエリの条件と一致する場合は、検索結果に含まれます。 ただし、検索結果をエクスポートするときに、部分的にインデックスが付いた項目には含まれません。
ファイルの種類はインデックス作成でサポートされ、インデックスが作成されますが、インデックス作成または検索エラーが発生すると、ファイルが部分的にインデックス付けされた項目として返される可能性があります。 たとえば、大きな Excel ファイルの検索は部分的に成功する可能性がありますが (最初の 4 MB がインデックス付けされているため)、ファイル サイズの制限を超えたため失敗します。 この場合、検索結果と部分的にインデックスが付いた項目として、同じファイルが返される可能性があります。
暗号化を適用する Microsoft Purview 秘密度ラベルなど、Microsoft 暗号化テクノロジで暗号化されたFilesは、場所に応じて動作が異なります。
- Email添付ファイル: Exchange では、暗号化された添付ファイルのインデックスが作成されません。 キーワード検索は、これらの添付ファイル内のコンテンツと一致せず、部分的にインデックス付きアイテムとして返されます。 ただし、電子メール メッセージ自体が検索条件 (件名や送信者など) と一致する場合、メッセージは検索結果に含まれます。 暗号化された添付ファイルは、プレビューとエクスポート中に暗号化解除できます。
- SharePoint フォルダーと OneDrive ファイル: Microsoft 暗号化テクノロジで暗号化Files部分的にインデックスが作成されます。
- 暗号化された添付ファイルを確実にキャプチャするには、検索結果をエクスポートするとき、またはレビュー セットに結果を追加するときに、部分的にインデックスが付いた項目を含めます。 レビュー セットを使用して、コレクション後に復号化されたコンテンツを分析します。
S/MIME で暗号化されたメッセージEmail部分的にインデックスが作成されます。 この制限には、添付ファイルの有無にかかわらず暗号化されたメッセージが含まれます。
Azure Rights Management を使用して保護されたEmailメッセージはインデックスが作成され、検索クエリと一致する場合は検索結果に含まれます。 権限で保護された電子メール メッセージは暗号化解除され、プレビューおよびエクスポートできます。 この機能では、RMS 復号化ロールが割り当てられている必要があります。このロールは既定で電子情報開示マネージャーの役割グループに割り当てられます。
クエリベースの保留を使用して、暗号化されたアイテムまたは部分的にインデックスが作成されたアイテムに対処しないでください。 日付、参加者、またはアイテムの種類 (キーワードやパスなど) を超える条件を含むクエリベースのホールドは、これらのアイテムには適用できない場合があります。 ホールドが意図したとおりに適用されないリスクがあります。 カバレッジを確保するには、日付範囲、参加者、アイテムの種類に対してのみクエリベースの保留条件を制限するか、場所ベースの保留を適用します。 詳細については、「 電子情報開示ホールドの作成」を参照してください。