Panoramica di Impostazione budget

Quasi tutte le aziende che usano la funzionalità Financials in Microsoft Dynamics 365 Field Service devono creare report di budget rispetto agli effettivi. Questo articolo illustra la configurazione minima necessaria per creare budget in finanza e operazioni o caricarli da un programma di terze parti.

Overview

Il budget approvato per una persona giuridica viene gestito in un documento noto come voce del registro di budget. Le righe di un documento di immissione del registro di budget sono note come voci di conto budget . Contengono informazioni sulle dimensioni finanziarie, le date e gli importi del budget approvato. Il documento di immissione del registro di bilancio si integra con i rapporti finanziari di base e le pagine delle indagini in cui gli importi effettivi del libro mastro vengono confrontati con gli importi del budget.

È possibile creare voci di registro budget in diversi modi:

• Immettere manualmente le informazioni sul documento nella pagina Voci del registro di budget.
• Usare il modello Microsoft Excel che è possibile aprire selezionando il pulsante Apri in Excel nella pagina Voci del registro di budget.
• Utilizzare l'entità di dati Voci contabili del budget in Gestione dati per importate le voci del registro di budget. Valutare l'uso di questo metodo e abilitare il parametro Set based processing quando è necessario importare molte voci del conto budget.
• Se la società utilizza la funzionalità di pianificazione del budget per preparare i dati del budget, è possibile utilizzare il processo periodico Genera voce del registro di budget.

La voce del registro di budget viene considerata completata dopo che i saldi budget sono stati aggiornati. Nella pagina Voci del registro di budget selezionare Aggiorna saldi budget per una voce del registro di budget selezionata o per più voci. Dopo aver aggiornato i saldi budget, lo stato della voce del registro di budget viene impostato su Completata. Non è possibile riaprire una voce del registro di budget completata per apportare modifiche. Pertanto, se è necessario modificare i dati di budget, è necessario creare una nuova voce del registro di budget invece di correggere i dati nella voce del registro di budget completata.

Configurazione

Per configurare l'impostazione del budget, iniziare dalla pagina Parametri impostazione budget. In questa pagina, è necessario definire il giornale di registrazione budget, la sequenza numerica per le voci del registro di budget e il comportamento predefinito nelle aree di lavoro.

Nella pagina Parametri impostazione del budget sono disponibili i campi seguenti:

• Chiave di allocazione: questo campo determina il modo in cui l'importo di una voce contabile di budget viene allocato in una previsione di cassa.
• Usa regole per trasferimenti di budget: seleziona questa opzione per abilitare i trasferimenti di budget.
• Visualizzare la richiesta di analisi del budget legacy : selezionare questa opzione per visualizzare la richiesta di analisi del budget legacy.
• Struttura dei conti predefinita: seleziona questa casella di controllo per popolare automaticamente la struttura dei conti nel registro di budget, in base al conto principale. Questa casella di controllo è disponibile se in Gestione funzionalità è abilitata la funzionalità Impostazione predefinita della struttura dei conti nella voce del registro di budget.
• Giornale di registrazione budget: seleziona un nome di giornale di registrazione per le ripartizioni budget. Questo campo è disponibile se è selezionato il campo Abilita ripartizione budget nella pagina Parametri di contabilità generale.

Successivamente, se esistono criteri che regolano l'approvazione delle voci del registro di budget, in base al tipo di budget (ad esempio, trasferimenti o revisioni), è necessario creare flussi di lavoro delle voci del registro di budget nella pagina Flussi di lavoro impostazione budget. Se sono presenti scenari in cui i trasferimenti possono essere consentiti senza l'approvazione del flusso di lavoro, è possibile definire le regole di trasferimento budget per supportare tali scenari.

Nella pagina Dimensioni budget selezionare le dimensioni finanziarie utilizzate per il budget, in base alle dimensioni utilizzate nel grafico dei conti. Per l'impostazione del budget è possibile selezionare tutte le dimensioni finanziarie o un sottoinsieme di esse.

Definisci un modello di budget che corrisponda a tutti o ad alcuni dei budget. È possibile utilizzare un unico modello di budget per tutte le voci del registro di budget. In alternativa, è possibile creare modelli separati basati sul tipo di budget, la posizione geografica o un altro modo in cui un budget può essere classificato.

Creare codici budgetche identificano il tipo di transazioni budget da registrare e i flussi di lavoro correlati. I codici budget possono supportare i seguenti tipi di budget:

• Budget originale
• Trasferito
• Revisione
• Impegno di spesa
• Impegno preliminare di spesa
• Budget riportabile in avanti

I codici di budget forniscono un audit trail delle modifiche di budget approvate nel corso del ciclo di budget. Se si associa un flusso di lavoro a un codice di budget, il flusso di lavoro viene abilitato per tutte le voci del registro di budget che usano tale codice di budget e i passaggi del flusso di lavoro devono essere completati prima che la voce del registro del budget possa raggiungere la fase Completata .

È inoltre possibile impostare delle regole di trasferimento budget. Per utilizzare le regole di trasferimento budget, selezionare Usa regole per trasferimenti di budget nella pagina Parametri budget. Quando vengono usate regole di trasferimento del budget, se un utente crea un documento usando un codice di budget del tipo di trasferimento , i saldi del budget non vengono aggiornati se le regole di trasferimento del budget vengono violate. Ad esempio, è possibile consentire i documenti di trasferimento del budget in cui il budget di spesa viene trasferito tra i conti principali del reparto Vendite e Marketing, ma impedire che il budget venga trasferito da tale reparto o verso di esso, a meno che non venga concessa l'approvazione tramite flusso di lavoro per quel tipo di registrazione del conto di budget.

La funzionalità introdotta in Microsoft Dynamics 365 Field Service versione 10.0.7 (gennaio 2020) aggiunge funzionalità e flessibilità per le voci del registro di budget. Per consentire questi miglioramenti, passare all'area di lavoro Gestione della funzionalità e selezionare Solo voci del registro di budget della quantità e/o Voci del registro di budget predefinite per tipo di importo.

La funzionalità Solo voci del registro della quantità consente di registrare una voce del registro di budget con gli importi solo per quantità. Ad esempio, è possibile registrare una voce del budget con una quantità pari a 32 e un prezzo pari a zero, che determina un importo pari a zero. È quindi possibile utilizzare la quantità nel contesto di un report finanziario per determinare il prezzo per quantità. Nessuna richiesta o report sono stati aggiornati come parte di questa funzionalità; la funzionalità consente di registrare una quantità pari a zero.

Con la funzionalità Voci del registro di budget predefinite per tipo di importo, il tipo predefinito dell'importo in una voce del registro di budget può essere un tipo di importo diverso spese. La riga della voce del registro di budget ora verrà automaticamente impostata come spesa quando il tipo di conto principale è spesa; verrà automaticamente impostata come ricavi quando il tipo di conto principale è ricavi; e verrà automaticamente impostata come spesa per tutti gli altri tipi di conto.

Utilizzo delle aree di lavoro e delle pagine di richiesta per tenere traccia del budget rispetto valori effettivi

Il responsabile budget può verificare lo stato corrente di un budget nell'area di lavoro Budget contabili e previsioni. Le schede relative alle spese sul budget e ai ricavi da budget offrono una rapida panoramica delle combinazioni delle dimensioni finanziarie dove gli obiettivi del budget non sono stati rispettati o sono vicini alla soglia. È possibile personalizzare la percentuale della soglia del budget e i set di dimensioni finanziarie che sono utilizzati in queste schede facendo clic su Configura area di lavoro personale. È possibile selezionare Unit manager per visualizzare i lavoratori responsabili di specifiche combinazioni di dimensioni finanziarie selezionate in tali schede. Ad esempio, se si nota che il budget di spesa del reparto Operazioni sta per superare la soglia del budget, è possibile trovare e contattare il responsabile del reparto per discutere del problema.

La pagina di richiesta Effettivi rispetto al budget consente di esaminare a fondo i dettagli del budget rispetto agli importi effettivi. Selezionare una riga nella pagina di richiesta e quindi selezionare Saldi periodo per visualizzare il budget e gli importi effettivi distribuiti nei periodi fiscali. La pagina Voci contabili budget fornisce informazioni dettagliate sull'importo del budget nelle voci del registro di budget. La pagina Inserimenti nel giornale di registrazione generale apre le transazioni contabili che sono incluse nell'importo Effettivi calcolato.

Un'azienda che utilizza la funzionalità di pianificazione del budget può creare e usare previsioni di budget nell'area di lavoro Budget e previsioni contabili.