E-Mails und Besprechungen im eigenen CRM speichern

Mit Service in Microsoft 365 Copilot können Sie Ihre Outlook E-Mails und Besprechungen ganz einfach mit Fällen und Konten in Ihrem CRM-System (Customer Relationship Management) verbinden, um Ihre Interaktionen mit Kunden nachzuverfolgen. Zudem können Sie verwandte Aktivitäten für Ihre Kontakte im CRM anzeigen.

E-Mails und Besprechungen im eigenen CRM speichern

  1. Wenn Sie eine E-Mail oder eine Besprechung in Outlook öffnen, zeigt Ihnen "Service in Microsoft 365 Copilot" eine Karte mit der Option zum Speichern der Interaktion an. Wählen Sie Speichern.
  • Wenn Sie Dynamics 365 Customer Service als Ihr CRM nutzen und die serverseitige Synchronisierung nicht aktiviert ist, müssen Sie sie für Ihr Postfach aktivieren.
  1. Verbinden Sie die Aktivität mit einem Datensatz, indem Sie eine der folgenden Optionen auswählen:
    • Die Konten und Fälle, die mit den Kontakten in der Aktivität zusammenhängen.
    • Verwenden Sie das Suchfeld, um einen anderen Datensatz eines beliebigen Typs zu suchen und zu verbinden, der dem Dienst von Ihrem Administrator in Microsoft 365 Copilot hinzugefügt wurde.
    • Speichern Sie den Vorgang, ohne eine Verbindung herzustellen. Die E-Mail oder Besprechung ist weiterhin mit den Kontakten in den Feldern An, Cc und Bcc verbunden.

Wenn Customer Service Ihr CRM ist, gelten beim Speichern einer E-Mail diese Regeln:

  • Alle Antworten auf die gespeicherte E-Mail werden automatisch in CRM gespeichert, wenn die serverseitige Synchronisierung aktiviert ist und Sie nicht das Dropdownmenü Keine E-Mail-Nachrichten in Customer Service >Einstellungen>Personalisierungseinstellungen>E-Mail>Nachverfolgen auswählen.
  • Entwürfe für E-Mails und Termine werden automatisch im CRM gespeichert.
  • E-Mails werden nach dem Senden im CRM gespeichert. Termine werden sofort gespeichert.

Screenshot der Option zum Speichern eines Kontakts.

Notiz

  • Von freigegebenen Postfächern können keine Outlook-Interaktionen gespeichert werden.
  • Wenn Sie Salesforce als Ihr CRM verwenden, können Sie in Salesforce keine E-Mail-Entwürfe und Termine speichern. Antworten auf gespeicherte E-Mails und Aktualisierungen von gespeicherten Ereignissen werden ebenfalls nicht automatisch gespeichert.
  • Wenn du eine E-Mail speicherst, die Anhänge zu deinem CRM enthält, wird nur die E-Mail gespeichert. Die Anhänge werden nicht im CRM gespeichert.

Auf der Karte Zugehörige Elemente werden Ihnen aktuelle E-Mails und bevorstehende Besprechungen mit einem verknüpften Kontakt angezeigt. Standardmäßig können Sie drei Aktivitäten auf der Karte sehen. Wenn Sie unter Zugehörige Elemente eine E-Mail oder eine Besprechung markieren, wird dies in einer neuen Registerkarte in Ihrem Browser geöffnet.

Nächste Schritte

Wichtige Informationen aus E-Mails abrufen und Antworten entwerfen
Anzeigen einer Fallübersicht mit zugehörigen E-Mails und Besprechungen
CRM-Datensätze in einer Teams-Konversation teilen und aktualisieren

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