Übersicht über die Budgetierung

Fast jedes Unternehmen, das finanzbezogene Funktionen in Microsoft Dynamics 365 Finance verwendet, muss Berichte über Budget und Ist-Werte erstellen. In diesem Artikel wird die Mindestkonfiguration erläutert, die Sie zum Erstellen von Budgets in Finanz- und Betriebsvorgängen oder zum Laden von Budgets aus einem Drittanbieterprogramm benötigen.

Übersicht

Sie verwalten das genehmigte Budget für eine juristische Person in einem Dokument, das als Budgetregistereintrag bezeichnet wird. Die Zeilen in einem Budgetregistereintragsdokument werden als Budgetkontoeinträge bezeichnet. Sie enthalten Informationen zur finanziellen Dimension, Datumsangaben und die Beträge des genehmigten Haushalts. Das Budgetregister-Eintragsdokument ist in grundlegende Finanzberichte und Untersuchungsseiten integriert, auf denen die tatsächlichen Beträge des Sachbuchs mit Budgetbeträgen verglichen werden.

Sie können Budgetregistereinträge auf verschiedene Arten erstellen:

• Geben Sie die Dokumentinformationen auf der Seite Budgeterfassungseinträge manuell ein.
• Verwenden Sie die Microsoft Excel-Vorlage, die Sie durch Auswahl der Schaltfläche In Excel öffnen auf der Seite Budgetregistereinträge öffnen können.
• Verwenden Sie die Budgetkontoeinträge Datenentität in der Datenverwaltung, um Budgetregistereinträge zu importieren. Erwägen Sie die Verwendung dieser Methode, und aktivieren Sie den Parameter "Set based processing ", wenn Sie viele Budgetkontoeinträge importieren müssen.
• Wenn das Unternehmen Planungsfunktionen plant, um Budgetdaten vorzubereiten, können Sie den periodischen Prozess Budgetregistereintrag erstellen verwenden.

Der Budgetregistereintrag gilt als abgeschlossen, wenn Sie die Budgetsaldos aktualisieren. Wählen Sie auf der Seite BudgetregistereinträgeBudgetsalden aktualisieren für einen ausgewählten Budgetregistereintrag oder mehrere Einträge aus. Nachdem Sie die Budgetsalden aktualisiert haben, wird der Status des Budgetregistereintrags auf Abgeschlossen gesetzt. Sie können einen abgeschlossenen Budgetregistereintrag für Bearbeitungen nicht erneut öffnen. Wenn Sie daher die Budgetdaten anpassen müssen, müssen Sie einen neuen Budgetregistereintrag erstellen, anstatt die Daten im abgeschlossenen Budgetregistereintrag zu korrigieren.

Konfiguration

Wenn Sie die Budgetierung konfigurieren, beginnen Sie auf der Seite Budgetierungsparameter. Auf dieser Seite müssen Sie die Budgeterfassung, die Zahlenfolge für die Budgetregistereinträge und das Standardverhalten in den Arbeitsbereichen definieren.

Auf der Seite Budgetierungsparameter stehen folgende Felder zur Verfügung:

• Zuteilungsschlüssel: Dieses Feld bestimmt, wie der Betrag eines Budgetkontoeintrags auf Cashflowplanungen verteilt wird.
• Regeln für Budgetüberträge verwenden: Wählen Sie diese Option, um Budgetüberträge zu aktivieren.
• Legacybudgetanalyseanfrage anzeigen – Wählen Sie diese Option aus, um die Legacy-Budgetanalyseanfrage anzuzeigen.
• Standardkontostruktur: Wählen Sie dieses Kästchen aus, um die Kontostruktur auf Grundlage des Hauptkontos in der Budgeterfassung automatisch auszufüllen. Dieses Kontrollkästchen ist verfügbar, wenn das Feature Standardkontostruktur im Budgeterfassungseintrag in der Funktionsverwaltung aktiviert ist.
• Budgeterfassung: Wählen Sie für Budgetzuteilungen einen Erfassungsnamen aus. Dieses Feld ist verfügbar, wenn das Feld Budgetzuteilung aktivieren auf der Seite Hauptbuchparameter ausgewählt ist.

Wenn Richtlinien die Genehmigung von Budgetregistereinträgen basierend auf dem Budgettyp regeln (beispielsweise Übertragungen oder Überarbeitungen), müssen Sie Budgetregistereintrags-Workflows auf der Seite Budgetierungs-Workflows erstellen. Sind Szenarien vorhanden, bei denen Übertragungen ohne Workflowgenehmigung zulässig sind, können Sie Budgetübertragungsregeln definieren, die diese Szenarien unterstützen.

Wählen Sie auf der Seite " Budgetierungsdimensionen " die finanziellen Dimensionen aus, die für die Budgetierung verwendet werden, basierend auf den Dimensionen, die im Diagramm der Konten verwendet werden. Sie können für die Budgetierung alle Finanzdimensionen oder eine Auswahl davon auswählen.

Definieren Sie ein Budgetmodell, das allen oder einigen der Budgets entspricht. Sie können ein einziges Budgetmodell für alle Budgetregistereinträge verwenden. Alternativ können Sie separate Modelle erstellen, die auf dem Budgettyp, dem geografischen Standort oder einen beliebigen anderen Methode, mit der ein Budget klassifiziert werden kann, basiert.

Erstellen Sie Budgetcodes, die den Typ der zu erfassenden Budgettransaktionen und die damit im Zusammenhang stehende Workflows identifizieren. Budgetcodes können die folgende Budgettypen unterstützen:

• Ursprüngliches Budget
• Übertragen
• Überarbeitung
• Belastung
• Vorbelastung
• Vortragsbudget

Budgetcodes stellen einen Prüfpfad genehmigter Budgetänderungen während des gesamten Budgetzyklus bereit. Wenn Sie einen Workflow einem Budgetcode zuordnen, ist der Workflow für alle Budgetregistereinträge aktiviert, die diesen Budgetcode verwenden, und Workflowschritte müssen abgeschlossen werden, bevor der Budgetregistereintrag die Phase " Abgeschlossen " erreichen kann.

Sie können optional auch Budgetübertragungsregeln festlegen. Wenn Sie Budgetübertragungsregeln verwenden, wählen Sie Regeln für Budgetübertragungen auf der Seite Budgetparameter aus. Wenn Budgetübertragungsregeln verwendet werden, werden Budgetsaldos nicht aktualisiert, wenn ein Benutzer ein Dokument mithilfe eines Budgetcodes des Transfertyps erstellt, wenn die Budgetübertragungsregeln verletzt werden. Sie können z. B. Budgetübertragungsdokumente zulassen, bei denen das Ausgabenbudget zwischen den Hauptkonten der Abteilung „Vertrieb und Marketing“ übertragen wird, aber verhindern, dass Budget von oder zu dieser Abteilung übertragen wird, sofern für diese Art von Budgetkontoeintrag keine Workflowgenehmigung erteilt wurde.

Funktionalität, die in Microsoft Dynamics 365 Finance Version 10.0.7 (Januar 2020) eingeführt wurde, bietet Funktionen und Flexibilität für Budgetregistereinträge. Um diese Erweiterungen von aktivieren, gehen Sie zum Funktionsverwaltung-Arbeitsbereich und wählen Sie Nur Budgetregistereinträge für Menge und/oder Budgetregistereintrags-Standardwerte für den Betragstyp aus.

Mit der Funktion Nur Budgetregistereinträge für Menge können Sie einen Budgetregistereintrag mit ausschließlich mengenbezogenen Beträgen buchen. Sie können beispielsweise einen Budgeteintrag mit einer Menge von 32 und einen Preis von Null buchen, was den Betrag von Null ergibt. Sie können dann diese Menge im Kontext einem Finanzberichts verwenden, um einem Preis pro Menge zu bestimmen. Es wurden keine Abfragen oder Berichte als Teil dieser Funktion aktualisiert. Mit der Funktion können Sie momentan nur eine Menge von Null buchen.

Die Funktion Budgetregistereintrags-Standardwerte für den Betragstyp ermöglicht, dass der Standardbetragstyp innerhalb eines Budgetregistereintrags ein Betragstyp sein kann, der nicht Ausgaben entspricht. Die Budgetregister-Erfassungszeile wird jetzt standardmäßig auf Aufwand gesetzt, wenn der Hauptkontotyp Aufwand ist; sie wird standardmäßig auf Ertrag gesetzt, wenn der Hauptkontotyp Ertrag ist; und für alle anderen Kontotypen wird sie standardmäßig auf Aufwand gesetzt.

Verwenden der Arbeitsbereiche und Anfragenseiten, um des Budgets im Vergleich zum Istwert zu verfolgen

Der Budget-Manager kann den aktuellen Status eines Budgets im Arbeitsbereich Sachkontobudgets und Planungen überprüfen. Die Registerkarten Ausgaben über Budget und Umsatzerlös unter Budget geben einen raschen Überblick über die Finanzdimensionskombinationen, wenn Budgetziele nicht erfüllt werden oder sich dem Schwellenwert nähern. Sie können den Budgetschwellenwertprozentsatz und die Finanzdimensionssätze, die in diesen Registerkarten verwendet werden, personalisieren, indem Sie den Meinen Arbeitsbereich konfigurieren anklicken. Sie können Einheiten-Manager auswählen, um die Arbeitskräfte anzuzeigen, die für bestimmte Finanzdimensionskombinationen, die auf diesen Registerkarten ausgewählt werden, verantwortlich sind. Wenn Sie beispielsweise sehen, dass das Ausgabenbudget der Betriebsabteilung den Budgetschwellenwert überschreitet, können Sie den Betriebsabteilungsmanager einfach auffinden, um das Problem zu diskutieren.

Auf der Abfrageseite Istwert verglichen mit Budget können Sie zu den Details des Budgets im Vergleich zu den Istwerten blättern. Wählen Sie auf der Abfrageseite eine Zeile aus, und wählen Sie dann Periodensalden aus, um die Budget- und Ist-Beträge verteilt auf die Geschäftsjahresperioden anzuzeigen. Die Seite Budgetkontoeinträge enthält Drillthroughs zu den Details des Budgetbetrags im Budgetregistereintrag. Die Seite Allgemeine Erfassungseinträge öffnet die Sachkontobuchungen, die im berechneten Betrag Istwerte enthalten sind.

Ein Unternehmen, das Budgetplanungsfunktionen verwendet, kann Budgetprognosen in den Ledger-Budgets und dem Arbeitsbereich "Prognosen " erstellen und verwenden.