Oversigt over budgetplanlægning

Næsten alle virksomheder, der bruger financials-funktionalitet i Microsoft Dynamics 365 Finance, skal oprette rapporter over budget i forhold til faktiske værdier. I denne artikel forklares den mindste konfiguration, du skal bruge for at oprette budgetter i økonomi og drift eller indlæse dem fra et tredjepartsprogram.

Oversigt

Du vedligeholder det godkendte budget for en juridisk enhed i et dokument, der kaldes en budgetregisterpost. Linjerne i et budgetregisterpostdokument kaldes budgetkontoposter . De indeholder oplysninger om den økonomiske dimension, datoer og beløbene for det godkendte budget. Budgetregisterpostdokumentet integreres med grundlæggende finansrapporter og forespørgselssider, hvor de faktiske beløb i finansmodulet sammenlignes med budgetbeløb.

Du kan oprette budgetregisterposter på flere måder:

• Du kan manuelt angive dokumentoplysninger på siden Budgetregisterposter.
• Brug den Microsoft Excel skabelon, du kan åbne, ved at vælge knappen Knappen Åbn i Excel på siden Budgetregisterposter.
• Brug dataenheden Budgetkontoposter i Datastyring til at importere budgetregisterposter. Overvej at bruge denne metode og aktivere parameteren Angiv baseret behandling , når du skal importere mange budgetkontoposter.
• Hvis firmaet bruger budgetplanlægningsfunktionen til at forberede budgetdata, kan du bruge den periodiske proces Generér budgetregisterpost.

Budgetregisterposten anses for at være fuldført, når du opdaterer budgetsaldiene. På siden Budgetregisterposter skal du vælge Opdater budgetsaldi for en valgt budgetregisterpost eller flere poster. Når du har opdateret budgetsaldiene, ændres status på budgetregisterposten til Fuldført. Du kan ikke åbne en fuldført budgetregisterpost igen for redigeringer. Hvis du derfor skal justere budgetdataene, skal du oprette en ny budgetregisterpost i stedet for at rette dataene i den fuldførte budgetregisterpost.

Konfiguration

Når du konfigurerer budgettering, skal du starte på siden Budgetparametre. På denne side skal du definere budgetkladden, nummerserien for budgetregisterposter og standardfunktionsmåden i arbejdsområderne.

På siden Parametre for budgettering er følgende felter tilgængelige:

• Fordelingsnøgle – Dette felt bestemmer, hvordan et beløb til budgetkontopostering er fordelt i et likviditetsbudget.
• Brug regler for budgetoverførsler – Vælg denne indstilling for at aktivere budgetoverførsler.
• Vis forespørgsel om ældre budgetanalyse – vælg denne indstilling for at få vist den ældre forespørgsel om budgetanalyse.
• Standardkontostruktur – Markér dette afkrydsningsfelt for automatisk at udfylde kontostrukturen i budgetregistret baseret på hovedkontoen. Dette afkrydsningsfelt er tilgængeligt, hvis funktionen Standardkontostrukturen i budgetregisterposten er aktiveret i Administration af funktion.
• Budgetkladde – Vælg et kladdenavn til budgetbevillinger. Dette felt er tilgængeligt, hvis feltet Aktivér budgetdisponering er valgt på siden Finansparametre.

Hvis politikker derefter styrer godkendelsen af budgetregisterposter baseret på budgettype (f.eks. overførsler eller revisioner), skal du oprette arbejdsgange for budgetregisterposter på siden Budgeting-arbejdsprocesser . Hvis der er situationer, hvor overførsler kan tillades uden godkendelse via arbejdsgang, kan du definere regler for budgetoverførsel for at understøtte disse scenarier.

På siden Budgetteringsdimensioner skal du vælge de økonomiske dimensioner, der bruges til budgettering, baseret på de dimensioner, der bruges i kontoplanen. Du kan vælge blandt alle økonomiske dimensioner, eller underopsætninger til disse, til budgettering.

Definer en budgetmodel, der svarer til alle eller nogle af budgetterne. Du kan bruge en enkelt budgetmodel til alle budgetregisterposter. Du kan også oprette separate modeller, der er baseret på budgettypen, geografisk beliggenhed eller anden måde, som et budget kan klassificeres på.

Opret budgetkoder, der identificerer typen af budgetposteringer, der skal bogføres og alle relaterede arbejdsgange. Budgetkoder kan understøtte følgende budgettyper:

• Oprindeligt budget
• Flytning
• Revision
• Behæftelse
• Forhåndsbehæftelse
• Overført budget

Budgetkoder giver et revisionsspor af godkendte budgetændringer i løbet af budgetcyklussen. Hvis du knytter en arbejdsproces til en budgetkode, er arbejdsprocessen aktiveret for alle budgetregisterposter, der bruger den pågældende budgetkode, og arbejdsprocestrinnene skal fuldføres, før budgetregisterposten kan nå fasen Fuldført .

Du kan eventuelt også angive regler for budgetoverførsel. Vælg Brug regler for budgetoverførsler på siden Budgetparametre for at bruge regler for budgetoverførsel. Når der bruges regler for budgetoverførsel, opdateres budgetsaldi ikke, hvis en bruger opretter et dokument ved hjælp af en budgetkode af typen Overførsel , hvis reglerne for budgetoverførsel overtrædes. Du kan f.eks. tillade budgetoverførselsdokumenter, hvor udgiftsbudgettet overføres mellem hovedkontiene for salgs- og marketingafdelingen, men du kan forbyde, at budgettet overføres fra eller til den pågældende afdeling, medmindre der gives arbejdsprocesgodkendelse for den pågældende type budgetkontopost.

Funktionalitet, der blev introduceret i Microsoft Dynamics 365 Finance version 10.0.7 (januar 2020), tilføjer funktionalitet og fleksibilitet for budgetregisterposter. Hvis du vil aktivere disse forbedringer, skal du gå til arbejdsområdet Administration af funktioner og vælge Kun budgetregisterposter for antal og/eller Budgetregisterposter med beløbstype som standard.

Du kan bruge funktionen Kun budgetregisterposter for antal, hvis du kun vil bogføre en budgetregisterpost med beløb, der kun er antal. Du kan f.eks. bogføre en budgetpost med et antal på 32 og en pris på nul, hvilket giver et beløb på nul. Du kan derefter bruge dette antal inden for rammerne af en økonomisk rapport til at bestemme en pris pr. antal. Ingen forespørgsler eller rapporter blev opdateret som en del af denne funktion. funktionen giver dig bare mulighed for at bogføre en mængde på nul.

Med Budgetregisterposter med beløbstype som standard-funktionen kan standardbeløbstypen i en budgetregisterpost være en anden beløbstype end udgift. Budgetregisterpostlinjen er nu som standard udgift, når hovedkontotypen er udgift. den er som standard indtægt, når hovedkontotypen er indtægt. og det er som standard udgift for alle andre kontotyper.

Bruge arbejdsområder og forespørgselssider til at spore budget vs. faktiske tal

Budgetadministratoren kan gennemgå den aktuelle tilstand for et budget i arbejdsområdet Finansbudgetter og budgetter. Fanerne Udgifter over budget og Omsætning under budget giver et hurtigt overblik over de økonomiske dimensionskombinationer, hvor budgetmål ikke opfyldes eller nærmer sig grænsen. Du kan tilpasse budgettærskelprocent og økonomiske dimensionssæt, der bruges på disse faner ved at klikke på Konfigurer mit arbejdsområde. Du kan vælge Enhedsledere for at se de arbejdere, der er ansvarlige for bestemte kombinationer af økonomiske dimensioner, der er valgt under disse faner. Hvis du f.eks. kan se, at driftsafdelingens udgiftsbudget overskrider budgettærsklen, kan du nemt finde og kontakte driftsafdelingens leder for at diskutere problemet.

Forespørgselssiden Faktisk vs. budget giver dig mulighed for at dykke ned i detaljer om budget versus faktiske beløb. Vælg en linje på forespørgselssiden, og vælg derefter Periodesaldi for at få vist budgetbeløb og faktiske beløb fordelt på regnskabsperioder. Siden Budgetkontoposter indeholder detaljeadgang til detaljerne i budgetbeløbet i budgetregisterposter. Siden Finanskladdeposter åbner de finansposteringer, der er inkluderet i det beregnede faktiske beløb.

En virksomhed, der bruger funktionen Budgetplanlægning, kan oprette og bruge budgetprognoser i arbejdsområdet Finansbudgetter og prognoser .